Progi zatrudnienia 2026 - obowiązki pracodawcy przy 20, 25, 50 i 100 pracownikach
Próg 20 pracowników sam w sobie niewiele zmienia - najwięcej obowiązków przychodzi przy 50. Zestawiamy progi z Kodeksu pracy i ustaw szczególnych, z podstawą prawną przy każdym.
Gdy firma rośnie, część obowiązków włącza się sama po przekroczeniu określonej liczby pracowników. Progi są rozrzucone po kilku ustawach i każda liczy zatrudnienie trochę inaczej - raz w osobach, raz w etatach, raz według stanu na 1 stycznia. Poniżej zestawienie najważniejszych progów z podstawą prawną przy każdym. Stan prawny: Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245) i ustawy wskazane w tekście, sprawdzone 12.10.2026.
Jak liczyć pracowników - każda ustawa inaczej
Kodeks pracy przy regulaminach i służbie BHP mówi o liczbie zatrudnionych pracowników, czyli osób na umowie o pracę. Ustawa o ZFŚS liczy pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Wpłaty na PFRON zależą od zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji). Ustawa o ochronie sygnalistów liczy osoby wykonujące pracę zarobkową według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca - pracowników w przeliczeniu na etaty oraz niektóre osoby na umowach cywilnoprawnych (art. 23 ust. 1 i 2).
Dlatego przed każdym progiem sprawdź w konkretnej ustawie, kogo i na jaki dzień się liczy.
Progi zatrudnienia i obowiązki - zestawienie
Najważniejsze progi dla pracodawców prowadzących działalność gospodarczą:
| Próg | Obowiązek | Przepis |
|---|---|---|
| każdy pracodawca | przeciwdziałanie mobbingowi | art. 94³ § 1 KP |
| do 10 pracowników | pracodawca po szkoleniu może sam wykonywać zadania służby BHP | art. 237¹¹ § 1 pkt 1 KP |
| od 20 pracowników | regulamin pracy i regulamin wynagradzania - na wniosek zakładowej organizacji związkowej; przepisy o zwolnieniach grupowych | art. 104 § 3, art. 77² § 1² KP; art. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych |
| od 20 etatów (stan na 1 stycznia) | ZFŚS - na wniosek zakładowej organizacji związkowej | art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS |
| od 25 etatów | miesięczne wpłaty na PFRON, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością jest niższy niż 6% | art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o rehabilitacji |
| od 50 pracowników | regulamin pracy i regulamin wynagradzania (jeśli nie obowiązuje układ zbiorowy) | art. 104 § 1¹, art. 77² § 1 KP |
| od 50 etatów (stan na 1 stycznia) | zakładowy fundusz świadczeń socjalnych | art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS |
| od 50 osób wykonujących pracę | procedura zgłoszeń wewnętrznych (sygnaliści) | art. 23-24 ustawy o ochronie sygnalistów |
| od 50 pracowników | informowanie pracowników i konsultacje (rada pracowników) | art. 1 ust. 2 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji |
| powyżej 100 pracowników | służba BHP; do 100 - zadania służby BHP można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy | art. 237¹¹ § 1 KP |
| duże przedsiębiorstwo | audyt energetyczny przedsiębiorstwa co 4 lata (nie dotyczy mikro-, małych i średnich przedsiębiorców) | art. 36 ust. 1 ustawy o efektywności energetycznej |
Co naprawdę zmienia próg 20 pracowników
Mniej, niż się często pisze. Przy 20-49 pracownikach regulamin pracy i regulamin wynagradzania stają się obowiązkowe dopiero wtedy, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ich wprowadzenie (art. 104 § 3 i art. 77² § 1² KP). Tak samo ZFŚS - przy 20-49 etatach tworzy się go na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS).
Od 20 pracowników zaczynają też obowiązywać przepisy o zwolnieniach grupowych. Stosuje się je, gdy w okresie do 30 dni pracodawca zwalnia z przyczyn niedotyczących pracowników co najmniej 10 osób (przy zatrudnieniu poniżej 100), 10% pracowników (przy 100-299) albo 30 osób (przy 300 i więcej) - art. 1 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych.
Próg 50 - najwięcej nowych obowiązków
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy i ustala regulamin wynagradzania, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy pracy (art. 104 § 1¹ i art. 77² § 1 KP). Mniejszy pracodawca może to zrobić dobrowolnie (art. 104 § 2, art. 77² § 1¹ KP).
Przy co najmniej 50 etatach według stanu na 1 stycznia trzeba utworzyć ZFŚS (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawca poniżej tego progu może tworzyć fundusz albo wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3), a jeśli nie robi żadnej z tych rzeczy, informuje o tym pracowników w pierwszym miesiącu roku - o ile nie jest objęty układem zbiorowym ani nie musi wydać regulaminu wynagradzania (art. 3 ust. 3a).
Od 50 osób wykonujących pracę zarobkową podmiot ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów (art. 23 ust. 1 i art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów); mniejsze podmioty mogą ją ustalić dobrowolnie (art. 24 ust. 2).
PFRON od 25 etatów
Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy dokonuje miesięcznych wpłat na PFRON. Wpłata to 40,65% przeciętnego wynagrodzenia pomnożone przez liczbę etatów brakujących do wskaźnika 6% zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 884). Kto osiąga wskaźnik co najmniej 6%, jest z wpłat zwolniony (art. 21 ust. 2).
Służba BHP - powyżej 100 pracowników
Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę BHP. Przy zatrudnieniu do 100 pracowników zadania służby BHP powierza się pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy (art. 237¹¹ § 1 KP). Pracodawca, który ukończył szkolenie potrzebne do wykonywania tych zadań, może je wykonywać sam, jeśli zatrudnia do 10 pracowników albo do 50 pracowników i działa w grupie działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Gdy w firmie brak kompetentnych pracowników, zadania można powierzyć specjalistom spoza zakładu (art. 237¹¹ § 2 KP).
Kary - wyższe od 8 lipca 2026 r.
Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) podwyższyła grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. wynoszą one od 2 000 do 60 000 zł za wykroczenia z art. 281 § 1 i art. 282 § 1 KP, od 3 000 do 90 000 zł za wykroczenia z art. 281 § 2 i art. 282 § 3 KP, a za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad BHP - od 2 000 do 60 000 zł (art. 283 § 1 KP).
Najczęstsze pytania
›Czy próg 50 pracowników liczy się w osobach czy etatach?
Zależy od przepisu. Kodeks pracy przy regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania mówi o liczbie pracowników. Ustawa o ZFŚS liczy pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia (art. 3 ust. 1).
›Czy umowy zlecenia liczą się do progów?
Do progów z Kodeksu pracy, ZFŚS i PFRON liczą się pracownicy, czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. Wyjątkiem jest ustawa o ochronie sygnalistów - do progu 50 osób wlicza także niektóre osoby pracujące na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 2).
›Mam 35 pracowników - czy muszę mieć ZFŚS?
Nie, chyba że zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS). Możesz utworzyć fundusz dobrowolnie albo wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3).
›Od ilu pracowników trzeba mieć regulamin pracy?
Od 50 pracowników, jeśli sprawy te nie są uregulowane w układzie zbiorowym pracy (art. 104 § 1¹ KP). Przy 20-49 pracownikach - na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3 KP).
›Od kiedy firma potrzebuje służby BHP?
Gdy zatrudnia więcej niż 100 pracowników. Do 100 zadania służby BHP wykonuje pracownik zatrudniony przy innej pracy, specjalista spoza zakładu albo - przy spełnieniu warunków z art. 237¹¹ § 1 KP - sam pracodawca.
Przygotuj ocenę ryzyka zawodowego
Opisz stanowisko, a przygotujemy kartę oceny ryzyka z zagrożeniami i środkami profilaktycznymi - do podpisu. Podgląd za darmo.
Czytaj dalej
Wszystkie artykuły
Obowiązki właściciela firmy jednoosobowej 2026 - ZUS, pierwszy pracownik, BDO (z przepisami)
BHP w biurze 2026 - przestrzeń, temperatura (nowe limity upałów), praca przy komputerze
BHP na budowie 2026 - plan BIOZ, obowiązki kierownika budowy, zabezpieczenia przed upadkiem
Prace szczególnie niebezpieczne 2026 - definicja, wykaz, obowiązki pracodawcy
Akta osobowe pracownika 2026 - części A, B, C, D i E (co do której)
Wypadek przy pracy 2026 - procedura krok po kroku, protokół w 14 dni, obowiązki pracodawcy
Twoja firma ma więcej niż jeden obowiązek
Większość polskich firm podlega jednocześnie pod kilka regulacji - UDT, BHP, PPOŻ, BDO. Sprawdź pozostałe obszary, które mogą Cię dotyczyć.
eUDT - wnioski i dokumenty UDT online (2026)
Co można załatwić w portalu eUDT, od kiedy UDT wydaje protokoły i decyzje elektronicznie i o czym pamiętać przy składaniu wniosków - na podstawie informacji UDT.
Kto musi mieć BDO w 2026 - test w 4 pytaniach (z przepisami)
Cztery pytania, które pokazują, czy Twoja firma musi mieć wpis do rejestru BDO - każde z odesłaniem do przepisu ustawy o odpadach.
PPOŻ w restauracji 2026 - przewody co miesiąc, gaśnica klasy F, IBP (z przepisami)
Najważniejsze obowiązki przeciwpożarowe lokalu gastronomicznego wprost z rozporządzenia: czyszczenie przewodów, gaśnice, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, ewakuacja i kary.
Informacja: Treść artykułu ma charakter edukacyjny i informacyjny - nie stanowi porady prawnej. Przedstawione kwoty kar, statystyki i progi są oparte na publicznych raportach PSP, PIP, GUS i WIOŚ oraz przepisach na dzień publikacji - aktualne dane sprawdzaj na stronach urzędowych (gov.pl/web/kgpsp, pip.gov.pl, stat.gov.pl, bdo.mos.gov.pl). Konkretne wysokości kar i procedury mogą się różnić w zależności od okoliczności i decyzji organu. W kwestiach budzących wątpliwości skonsultuj się z rzeczoznawcą BHP, doradcą prawnym lub odpowiednim urzędem.