Akta osobowe pracownika 2026 - części A, B, C, D i E (co do której)
Co wkłada się do części A, B, C, D i E akt osobowych według aktualnego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, jak je porządkować i jak długo przechowywać.
Podział akt osobowych na części określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Poniżej, co trafia do każdej części, jak porządkować dokumenty i jak długo je przechowywać. Stan na 12.10.2026.
Pięć części akt osobowych
Zawartość poszczególnych części (§ 3 rozporządzenia):
| Część | Co zawiera (wybrane) |
|---|---|
| A | oświadczenia i dokumenty z ubiegania się o zatrudnienie; skierowania na badania i orzeczenia lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) |
| B | nawiązanie i przebieg zatrudnienia: umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenia zapoznania z regulaminem pracy i przepisami BHP, poinformowania o warunkach zatrudnienia, monitoringu i ryzyku zawodowym, dokumenty o ukończeniu szkoleń BHP, wypowiedzenia zmieniające |
| C | rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy: oświadczenia o rozwiązaniu umowy, wnioski o sprostowanie świadectwa, kopia świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia |
| D | odpis zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej (z zatarciem kary) |
| E | dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu |
Jak porządkować dokumenty
Dokumenty w każdej części przechowuje się chronologicznie i numeruje, a każda część zawiera wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Powiązane tematycznie dokumenty z części A, B i C można przechowywać w wydzielonych częściach oznaczonych A1, B1, C1 itd. (§ 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia).
Pracodawca może prowadzić dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).
Jak długo przechowywać
Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Przechowuje się ją w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Dokumentację powypadkową przechowuje się 10 lat (art. 234 § 3¹ KP).
Najczęstsze pytania
›Co jest w części A akt osobowych?
Dokumenty z rekrutacji oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie - wstępne, okresowe i kontrolne (§ 3 pkt 1 rozporządzenia, Dz.U. 2026 poz. 474).
›Gdzie odłożyć zaświadczenie o szkoleniu BHP?
Do części B - dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia BHP (§ 3 pkt 2 lit. h).
›Co jest w części E akt osobowych?
Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu (§ 3 pkt 5).
›Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?
Tak - dokumentację pracowniczą prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a KP).
Przygotuj ocenę ryzyka zawodowego
Opisz stanowisko, a przygotujemy kartę oceny ryzyka z zagrożeniami i środkami profilaktycznymi - do podpisu. Podgląd za darmo.
Czytaj dalej
Wszystkie artykuły
BHP na budowie 2026 - plan BIOZ, obowiązki kierownika budowy, zabezpieczenia przed upadkiem
Prace szczególnie niebezpieczne 2026 - definicja, wykaz, obowiązki pracodawcy
Szkolenia BHP 2026 - wstępne i okresowe, co ile lat (z przepisami)
Ocena ryzyka zawodowego 2026 - kto musi, co musi zawierać, kiedy aktualizować
Kontrola PIP 2026 - uprawnienia inspektora, protokół, terminy i nowe kary
Obowiązki właściciela firmy jednoosobowej 2026 - ZUS, pierwszy pracownik, BDO (z przepisami)
Twoja firma ma więcej niż jeden obowiązek
Większość polskich firm podlega jednocześnie pod kilka regulacji - UDT, BHP, PPOŻ, BDO. Sprawdź pozostałe obszary, które mogą Cię dotyczyć.
eUDT - wnioski i dokumenty UDT online (2026)
Co można załatwić w portalu eUDT, od kiedy UDT wydaje protokoły i decyzje elektronicznie i o czym pamiętać przy składaniu wniosków - na podstawie informacji UDT.
Kto musi mieć BDO w 2026 - test w 4 pytaniach (z przepisami)
Cztery pytania, które pokazują, czy Twoja firma musi mieć wpis do rejestru BDO - każde z odesłaniem do przepisu ustawy o odpadach.
PPOŻ w restauracji 2026 - przewody co miesiąc, gaśnica klasy F, IBP (z przepisami)
Najważniejsze obowiązki przeciwpożarowe lokalu gastronomicznego wprost z rozporządzenia: czyszczenie przewodów, gaśnice, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, ewakuacja i kary.
Informacja: Treść artykułu ma charakter edukacyjny i informacyjny - nie stanowi porady prawnej. Przedstawione kwoty kar, statystyki i progi są oparte na publicznych raportach PSP, PIP, GUS i WIOŚ oraz przepisach na dzień publikacji - aktualne dane sprawdzaj na stronach urzędowych (gov.pl/web/kgpsp, pip.gov.pl, stat.gov.pl, bdo.mos.gov.pl). Konkretne wysokości kar i procedury mogą się różnić w zależności od okoliczności i decyzji organu. W kwestiach budzących wątpliwości skonsultuj się z rzeczoznawcą BHP, doradcą prawnym lub odpowiednim urzędem.